Karnety i rezerwacje

Ta sekcja opisuje codzienną pracę z karnetami kursantów i rezerwowaniem im miejsc na konkretnych zajęciach — czyli to, co dzieje się po tym, jak kurs już istnieje i ma zaplanowane zajęcia (patrz Kursy i zapisy i Grafik i zajęcia).

Sprzedaż karnetu

Karnet sprzedajesz kursantowi z zakładki Karnety na jego profilu: wybierasz szablon karnetu (patrz Moja szkoła — słowniki), a następnie możesz dostosować dowolne jego pola — w tym cenę i przypisaną karę za nieobecność — zanim go utworzysz. Liczba wejść karnetu widoczna jest zawsze jako dostępne wejścia (pozostało/łącznie) i jest wyliczana automatycznie na podstawie rezerwacji opłaconych tym karnetem — nie da się jej ręcznie poprawić. Ręcznie można natomiast poprawić datę aktywacji i wygaśnięcia karnetu.

Płatność za karnet możesz przyjąć od razu (m.in. środkami z portfela kursanta) albo zostawić do opłacenia później.

Rezerwacje zajęć a zapisy na kursy

Grafik ma przełącznik trybu: “Zapisy na kursy” i “Rezerwacje zajęć”.

Zapis dotyczy całego kursu — kursant jest na liście głównej albo rezerwowej niezależnie od konkretnego terminu (opisane w Kursy i zapisy).
Rezerwacja dotyczy jednych, konkretnych zajęć — klikasz wybrany termin na grafiku i zarządzasz listą osób zapisanych właśnie na te zajęcia, niezależnie od tego, czy mają też zapis na cały kurs.

Panel otwierany kliknięciem kafelka na grafiku ma trzecią zakładkę obok tych dwóch — Lista obecności, patrz niżej.

Lista obecności

Zakładka Lista obecności pokazuje frekwencję na wszystkich terminach kursu naraz, w formie tabeli: w kolumnach kolejne zajęcia (pogrupowane wizualnie po dniu), w wierszach kursanci. Wiersze dzielą się na trzy grupy:

kursanci zapisani na kurs — widoczni zawsze, nawet bez żadnej rezerwacji w danym okresie,
kursanci z listy rezerwowej — tylko jeśli mają rezerwację lub oczekiwaną rezerwację (patrz Grafik i zajęcia) na którymś z widocznych terminów,
pozostali kursanci bez zapisu na kurs — również tylko jeśli mają rezerwację na którymś z widocznych terminów.

Najechanie na komórkę pokazuje, jakim karnetem opłacona jest rezerwacja (lub jakim karnetem opłaciłaby się oczekiwana rezerwacja). Kliknięcie komórki z rezerwacją pozwala zmienić jej status. Kliknięcie komórki z oczekiwaną rezerwacją od razu tworzy rezerwację z wybranym statusem — jednym kliknięciem, bez osobnego potwierdzania.

Domyślnie widoczny jest bieżący miesiąc; strzałki obok tabeli dociągają kolejny dzień z zajęciami wcześniej lub później, a picker zakresu dat pozwala wybrać dowolny okres wprost. Przycisk “Pełny ekran” otwiera tę samą listę w osobnej karcie przeglądarki, na całym ekranie.

Dodawanie rezerwacji i płatność karnetem

Dodając kursanta do konkretnych zajęć, wybierasz sposób płatności: brak płatności (rezerwacja zajmuje miejsce, ale nie zużywa żadnego karnetu) albo jeden z karnetów kursanta. Przy każdym karnecie widzisz liczbę dostępnych wejść. Karnety już wyczerpane są automatycznie ukrywane na liście wyboru (chyba że to właśnie nimi opłacona jest edytowana rezerwacja).

Przy karnecie może pojawić się ostrzeżenie — to tylko podpowiedź, nie blokuje wyboru:

Nieważny karnet — karnet wygasł albo jest wyczerpany,
Karnet spoza kategorii kursu — karnet nie uprawnia do zapisu na kursy z kategorii tego kursu,
Karnet przypisany do innego kursu — dotyczy karnetów regularnych, patrz niżej.

Karnety regularne i przypisanie do kursu

Karnet o typie powiązania regularny (patrz Moja szkoła — słowniki) przy pierwszym użyciu automatycznie “przywiązuje się” do kursu, na który został wtedy wykorzystany — od tego momentu może opłacać rezerwacje wyłącznie na tym kursie, o czym przypomina ostrzeżenie przy próbie użycia go gdzie indziej.

Statusy rezerwacji i zwroty wejść

Każda rezerwacja ma jeden z pięciu statusów:

Rezerwacja — aktywna, jeszcze przed zajęciami,
Obecność,
Nieobecność,
Późne odwołanie,
Wczesne odwołanie.

Tylko status Wczesne odwołanie zwraca wejście na karnet. Pozostałe statusy — w tym nieobecność i późne odwołanie — zatrzymują zużyte wejście jako rozliczone. Usunięcie rezerwacji również zwraca wejście, jeśli nie zostało już wcześniej zwrócone.

Kara za nieobecność

Karnet (szablon albo konkretny sprzedany egzemplarz) może mieć przypisaną karę za nieobecność lub późne odwołanie — opcjonalną opłatę wybraną ze słownika Opłaty dodatkowe. Gdy oznaczasz rezerwację opłaconą takim karnetem statusem Nieobecność albo Późne odwołanie, system pyta, czy naliczyć karę — możesz ją zastosować albo jednorazowo odpuścić tej rezerwacji przyciskiem “Zastosuj bez kary”. Naliczona kara od razu potrąca kwotę opłaty z portfela kursanta jako osobną transakcję i pokazuje się przy rezerwacji jako czerwony wskaźnik z kwotą.

Zmiana statusu z powrotem poza te dwa statusy (np. na Obecność albo Wczesne odwołanie) automatycznie zwraca naliczoną karę na portfel — bez pytania. Przełączanie się między samą Nieobecnością a Późnym odwołaniem nie nalicza kary drugi raz. Rezerwacje bez użytego karnetu (“brak płatności”) oraz karnety bez ustawionej kary nigdy nie generują tego pytania.

Odwołanie całych zajęć

Gdy odwołujesz całe zajęcia (a nie pojedynczą rezerwację), wszystkie powiązane z nimi rezerwacje pozostają widoczne w historii, ale wejścia za nie zostają automatycznie zwrócone na karnety (o ile nie zostały już zwrócone wcześniej przez wczesne odwołanie), a same rezerwacje stają się nieedytowalne z informacją, że zajęcia zostały odwołane.

Limit miejsc na zajęciach

Konkretne zajęcia dziedziczą liczbę miejsc z kursu, ale można ją nadpisać indywidualnie w formularzu tych zajęć (pole Liczba miejsc) — przydatne np. gdy dana sala ma inną pojemność niż zwykle. Liczba aktualnych rezerwacji względem tego limitu widoczna jest przy zajęciach na grafiku.

Historia rezerwacji kursanta

Zakładka Rezerwacje na profilu kursanta pokazuje wszystkie jego rezerwacje na zajęcia wraz ze statusem i użytym karnetem (lub informacją o braku płatności); przełącznik pozwala pokazać też odwołane rezerwacje. Kliknięcie rezerwacji przenosi bezpośrednio do tych zajęć na grafiku, z podświetloną rezerwacją.