Kursanci

Sekcja Kursanci to baza osób zapisanych do Twojej szkoły — ich dane kontaktowe, zgody, karnety, zapisy na kursy oraz historia wiadomości. Dostęp mają wyłącznie osoby z rolą właściciela lub menedżera organizacji.

Lista kursantów

Lista pokazuje kursanta (avatar i imię z nazwiskiem), e-mail, telefon, płeć oraz status zgód (regulamin i polityka prywatności). Przełącznik u góry pozwala przejść między kursantami aktywnymi a zarchiwizowanymi, a wyszukiwarka filtruje listę po imieniu, nazwisku, e-mailu i numerze telefonu.

Dla pojedynczego kursanta dostępne są akcje: poproś o zgody, archiwizuj/przywróć, anonimizuj, usuń oraz przejście do profilu. Zaznaczając wielu kursantów naraz, możesz zamiast tego wykonać akcję hurtową: poprosić wszystkich o zgody, wysłać im wspólną wiadomość albo dodać ich do listy roboczej wiadomości — współdzielonego, dostępnego z każdej strony back-office zestawu odbiorców, do którego możesz dokładać kursantów w miarę przeglądania różnych list, a następnie wysłać im jedną wiadomość na raz.

Dane kursanta

Profil kursanta zawiera tylko podstawowe dane: imię i nazwisko (wymagane), płeć (wymagana), e-mail i numer telefonu (oba opcjonalne) oraz zdjęcie profilowe (opcjonalne). Baileo nie przechowuje daty urodzenia, adresu ani notatek o kursancie.

Profil kursanta

Nagłówek profilu pokazuje dane kontaktowe kursanta oraz odznaki zgód — zawsze Regulamin i Polityka prywatności, a do tego po jednej odznace dla każdej włączonej w szkole zgody wyłączalnej (marketingowa, zdrowotna, klub sportowy, zgody własne) — więcej o statusach zgód i proszeniu o nie w sekcji Moja szkoła — ustawienia. Jeśli zgoda marketingowa jest aktualna, w menu akcji profilu dostępna jest opcja Wycofaj zgodę marketingową — po potwierdzeniu odznaka zmienia się na Brak zgody. Poniżej znajdują się cztery zakładki:

• Zapisy na kursy — lista kursów, na które kursant jest zapisany, ze statusem zapisu (lista główna / lista rezerwowa / anulowany); możesz tu przełączyć się między zapisem głównym a rezerwowym albo anulować zapis. Szczegóły działania zapisów i list oczekujących opisane są w sekcji Kursy i zapisy.
• Karnety — karnety zakupione przez kursanta wraz z liczbą dostępnych wejść, okresem ważności i statusem (oczekuje na aktywację / aktywny / wygasł); stąd też sprzedajesz kursantowi nowy karnet.
• Rezerwacje — historia rezerwacji kursanta na konkretne zajęcia, z użytym karnetem i statusem każdej rezerwacji, posortowana od najnowszego terminu. W tej samej liście, oznaczone jako Oczekiwana, pojawiają się też wszystkie jego oczekiwane terminy z karnetów regularnych — zarówno te, które już minęły bez rezerwacji, jak i nadchodzące — z przyciskiem “Dodaj rezerwację” zamieniającym taką sugestię w prawdziwą rezerwację. Szczegóły karnetów i rezerwacji opisane są w sekcji Karnety i rezerwacje, a oczekiwanych rezerwacji w sekcji Grafik i zajęcia.
• Wiadomości — historia wiadomości wysłanych do kursanta, opisana niżej.

Portfel

Każdy kursant ma własny portfel — wirtualne konto pokazywane w nagłówku profilu obok danych kontaktowych, wraz z przyciskiem Doładuj portfel (niedostępnym dla kursantów zanonimizowanych). Doładowanie to kwota oraz opcjonalna forma wpłaty (gotówka, karta, przelew lub BLIK, zależnie od metod włączonych w szkole) i notatka; podobnie jak przy sprzedaży karnetu, doładowanie można też zapisać bez wpłaty, do rozliczenia później. Środki z portfela można potem wybrać jako formę płatności przy sprzedaży kursantowi karnetu (patrz Karnety i rezerwacje).

Portfel można obciążyć niezależnie od aktualnego salda — jeśli środków zabraknie, saldo po prostu spada poniżej zera i wyświetla się wtedy na czerwono. Dzieje się tak najczęściej wskutek naliczonej kary za nieobecność — patrz Karnety i rezerwacje.

Opłaty dodatkowe

Obok przycisku Doładuj portfel znajduje się przycisk Nalicz opłatę dodatkową, którym naliczasz kursantowi dowolną pozycję ze słownika Opłaty dodatkowe — niezależnie od kary za nieobecność przypisanej do karnetu. Wybierasz opłatę oraz formę płatności (gotówka, karta, przelew, BLIK lub portfel, zależnie od metod włączonych w szkole); podobnie jak przy doładowaniu portfela, opłatę można też naliczyć bez wpłaty, do rozliczenia później. Kwota opłaty pochodzi zawsze ze słownika — nie da się jej zmienić w trakcie naliczania.

Recepcjoniści mają dostęp do tej akcji domyślnie; właściciel organizacji może go dostosować dla poszczególnych ról w sekcji Uprawnienia ról w Mojej szkole.

Wiadomości

Wiadomość do kursanta tworzysz w edytorze tekstu sformatowanego (pogrubienia, listy itp.) i możesz ją wysłać od razu, zapisać jako szkic albo zaplanować na wybrany termin. Historia wiadomości na profilu kursanta pokazuje każdą wiadomość wraz ze statusem (szkic, zaplanowana, wysyłanie, wysłana, błąd) oraz autorem i datą. Szkice i zaplanowane wiadomości można edytować lub usunąć — wysłanych już nie.

Archiwizacja, anonimizacja i usuwanie

• Archiwizacja przenosi kursanta do widoku zarchiwizowanych, nie usuwając żadnych danych — można go w każdej chwili przywrócić.
• Anonimizacja usuwa dane osobowe kursanta (np. imię, nazwisko, kontakt) i jednocześnie archiwizuje profil — to nieodwracalne. Historia (karnety, zapisy) pozostaje w systemie, ale bez powiązanych danych osobowych.
• Usunięcie trwale kasuje profil kursanta i jest nieodwracalne.